By
Missade du Palats webinar med Göteborgs Stad och Marks kommun? Här kommer inspelningen!
Allt som ska återanvändas ska återanvändas. Lyssna på Benjamin från Göteborgs Stad och Maria på Marks kommun när de berättar om hur deras olika kommuner arbetar med återbruk 👏🎬
.....
Frågor och svar om återbruk som ställdes i chatten under webinaret.
Hur får ni entreprenörer att vilja hjälpa er återbruka mer, ex byggmaterial, får dom lägga nåt påslag på fiktivt värde eller liknande? Entreprenörer tjänar mycket av sina pengar på just material så vart är moroten för dom att vilja återbruka mera för sin kund.
Benjamin: Vet inte om jag förstår frågan riktigt. Vi har inga entreprenörer inblandade i återbruket mer än att det är flera företag som har skänkt produkter till kommunen när de har omorganiserat istället för att slänga dem. Enda kostnaden för oss är transport för hämtning. När det gäller företag som skänker byggmaterial till Återbruket så är det samma princip. Vinsten för dessa företag blir goodwill och att de lever upp till sina egna klimatmål.
Maria: instämmer med Benjamin. Vi har ännu inga samarbeten med entreprenörer. Vi tar hand om byggmaterialet som lämnas in på återvinningscentralen i ” återbruksboden”’, det är privatpersoner som lämnar in sitt överblivna byggmaterial där.
Hur har Gbg gjort Palats tillgängligt? Syns det för alla på intranätet, eller måste användarna på något sätt aktivera Palats för att komma åt det? Jag upplever att man behöver trycka ut sådan här info för att det ska användas.
Benjamin: Palats finns hela tiden aktivt på intranätet, men alla användare måste skapa en unik inloggning med sin stadenmail för att komma åt Palats. Vi har en Tage-sida på intranätet med all info, och även en funktionsbrevlåda för Tage där vi får in en del sådana frågor. I och med att det hela tiden
kommer ny personal ute i verksamheterna, och alla chefer inte informerar sin personal, så är det ett ständigt arbete med att informera om Tage i olika forum, t ex på intranätet. Många gånger har vi också skickat kunderna till Palats support där de kan få hjälp med inloggning.
Maria: Det finns en länk till Palats på vårt intranät. Inloggning sker med SSO, vi har även en länk i vår mailsignatur till Palats. Vi har även en funktionsbrevlåda där vi får frågor. Det är ett arbete att hänvisa till Palats varje gång det kommer förfrågningar.
Är det endast möbler man arbetar med att återbruka, eller är det även annat byggmaterial?
Benjamin: Vi återbrukar lös egendom vilket innebär precis allt som finns inom 4 väggar förutom själva väggarna. Byggmaterial har vi ett separat spår i Göteborg via fastighetsbolagen, för det kräver specialkunskap vad gäller material, kemikalier m m.
Maria: Vi återbrukar möbler, arbetskläder samt byggmaterial. Vi återbrukar
även delar av trasiga möbler som kan användas som reservdelar.
Kommer ni att visa hur en sida i Palats ser ut?
Här ser ni en exempelsida på en marknadsplats från Palats.
Använder ni er av intern transport eller köper ni in denna tjänst av upphandlad leverantör?
Benjamin: Vi köper transporttjänsten internt genom Stadens Bud. Politiken har sagt att det inte behövs någon upphandling när vi har det internt.
Maria: Vi sköter transporter själva.
Hur många arbetar med återbruket i båda städer? Även hur mycket omsätter ni?
Benjamin: Vi är 4 st heltidstjänster idag, men kommer snart att anställa en handledare för verkstadstjänsterna också. Den personen kommer att handleda personer från Arbetsmarknad och göra rekond och lättare reparation av möbler. Från starten 2013-halvåret 2024 har vi minskat nyinköpen med 93 miljoner kr. Omsättningen beräknas till ca 30 miljoner kr för Tage 2024. Budgeten för Tage 2024 är 9,3 miljoner kr och nettovinsten för 2024 beräknas hamna på ca 20 miljoner kr i minskade nyinköp.
Maria: Vi är 2 arbetsledare, 6 bidragsanställda som arbetar alltifrån 50–100%. Vi har även ett varierande antal personer på arbetsträning/ förstärkt arbetsträning. Vi har en budgetram på 2 milj. Har ingen siffra på årsomsättning ännu eftersom vi startade i maj förra året.
Finns det något sätt att dela Palats med de kommunala bolagen? Jag tänker på hur man håller isär kostnader.
Benjamin: Vi delar ju Palats med GU idag, men vi har inga kostnader inblandade. Produkter är utan kostnad och Tage och GU finansierar sina egna transporter.
Maria: Vi delar inte Palats med de kommunala bolagen ännu. Kanske blir på sikt. Inte heller vi tar betalt för inventarierna om vi inte rekonditionerar dom.
Min fråga grundar sig i hur ni fakturerar via Palats, internt eller externt. Möblerna är ju kostnadsfria som jag förstod.
Benjamin: Hos oss är allting kostnadsfritt för verksamheterna och det är Tage som bekostar Palats. Men det går att lägga in kostnader för produkterna i Palats om man så önskar.
Maria: Vi fakturerar inte via palats. De kostnader som vi fakturerar görs som interndebitering.
Amelie från Palats: Det finns stöd i systemet för att lägga in kostnad för produkter så som Benjamin säger. De verksamheter som tar betalt för möbler skickar sedan faktura till kunden.
Intressant med tvättjänster - kan man alltså använda Palats till tjänster. Hur funkar det?
Benjamin: Idag har vi en transporttjänst som man bokar i Palats. Vi har inte kommit igång med hyra av arbetskläder och tvättjänst än men det är på gång. I dagsläget finns inte denna funktion i Palats men vi kommer att lägga upp annonser med info om tjänsten där man kan boka hyrkläder och tvättjänst.
Vad ser du för möjlig finansieringsmodell?
Benjamin: Det finns flera varianter som man kan tänka sig och jag tror att det kommer att bli en kombination för att finansiera Tage framöver. En variant är att man lägger på en extra avgift på nyinköp, en annan är att man tar betalt för transport och rekondade produkter så att det täcker kostnaderna. Önskvärt hade varit att ha en central finansiering, men det är lite osäkert med tanke på att det är val vart 4:e år och man vet inte vad politiken får för sig.
Har ni några exempel på tjänster ni behöver köpa från externa aktörer?
Benjamin: I Göteborg finns ett återbruksavtal med tjänster för t ex omklädning av möbler. Om en verksamhet vill klä om t ex 40 st stolar så tror jag inte att vi nånsin kommer att kunna leverera så stora mängder, utan det kommer att bli upphandlat. Det finns också i samma avtal tjänster för t ex hjälp med inventering som verksamheterna kan använda. Dessutom finns ett avtal för inredningsarkitekter. Men Tage köper bara transport internt, inga andra tjänster.
Maria: Vi har inga tjänster via externa aktörer i nuläget. Det kan dock tänkas att vi på längre sikt kanske använder oss av rekonditionering av större mängder inventarier eller av sådan som vi inte själva har förutsättning att rekonditionera.
Renoverar ni möblerna innan eller efter ni vet att de ska återanvändas någonstans?
Maria: Vi rekonditionerar på efter att vi har fått en förfrågan.
Finns gemensamma rutiner och verktyg för respektive förvaltning vid inventering?
Benjamin: När det gäller inventering så finns det bara en gemensam rutin som jag känner till, och den gäller egentligen bara för förvaltningarna: Alla ska årligen inventera sitt innehav av lös egendom. I dagsläget görs detta manuellt och är nog inte så tillförlitligt. Förhoppningsvis kommer alla att använda inventeringsverktyget i Palats i framtiden så att vi får en bättre koll på vad som finns ute i verksamheterna. Bolagen kör sitt eget race tyvärr.
Maria: I nuläget inventerar mina medarbetare allt. Antingen när inventarierna kommer till oss eller i vissa fall på plats. Jag tänker mig dock att enheterna själva inventerar även det som inte skall cirkuleras så att det verkligen blir ett möbelbibliotek där kommunens totala möbelbestånd finns samlat.
Har någon erfarenhet av att låta sommarjobbare inventera möbler?
Benjamin: Jag har tänkt tanken men inte genomfört den. Tror det kan vara svårt att få en sådan inventering tillförlitlig, och det behöver finnas personal på plats som visar vart grejerna finns (många har semester). Isf är det nog bättre om man kan få nån x-jobbare att ta tag i det under terminstid när alla är på plats.
Maria: Vi har haft feriearbetare som har inventerat under ledning av arbetsledare.
Amelie på Palats: Flera av våra kunder har goda erfarenheter av att låta sommarjobbare inventera.
Vilka arbetsmaskiner har ni tillgång till? Tänker främst för tunga lyft och liknande?
Benjamin: Vi kör med lastkärra (pirra), pallyftare, rullbräda och truck. Det går inte att helt undvika tunga lyft tyvärr. Men vi hanterar inte kassaskåp, pianon o dyl. Då hänvisar vi till upphandlade transporttjänster.
Maria: vi har palldragare, maskinskridskor, säckkärra.
Hur ser en normaldag ut? Är det stor rörelse på depån? mycket in och ut? Eller blir det stor variation i arbetsbelastning över dagen/veckan/året?
Benjamin: Vi har normalt inleveranser från 2-3 verksamheter i veckan. Det innebär i normalfallet 4-8 mindre lastbilar med produkter. Men det varierar mycket och i somras kom det ca 20 stora lastbilar med ca 2 000 produkter under en månad. Vi kör ut produkter varje dag, hur mycket beror på vad som
har bokats. Men mycket går ju också direkt från en verksamhet till en annan.
Maria: Vi har 2 leveransdagar / vecka heldagar. Resterande dagar kör vi upphämtningar, tömningar av förråd, inventering, plocka fram bokningar. Vi har inte varit igång så länge men det vi har kunnat utvärdera är att det är ganska stort tryck på sommaren. Det är då lugnare ute i verksamheterna, i synnerhet i skolorna och då vill man passa på att tömma förråd och möblera om, flytta runt mellan klassrum. Jag tror också att det har funnits ett uppdämt behov av den här verksamheten och därför har vi haft väldigt mycket att göra under det år vi har varit igång.
Återstår några hinder vid upphandling av digital plattform/inverteringsverktyg?
Benjamin: Jag kan inte se några hinder mer än att man behöver ha finansiering klar och förbereda sig med att lista de kriterier som man önskar.
Maria: Marks kommun avropade från ADDA s ramavtal, vilket innebar en FKU som tog lång och mycket tid i anspråk. Vi omvärldsbevakade mycket inför upphandlingen eftersom det är svårt att ta fram en kravspecifikation från ruta ett på något man inte riktigt vet vad det är.
Vad var det som avgjorde att Göteborg och Mark valde Palats?
Benjamin: Palats erbjöd den mest anpassade tjänsten vid upphandlingstillfället till ett konkurrenskraftigt pris.
Maria: Användarvänligheten var avgörande för oss med tanke på vilken målgruppen var som skulle använda plattformen. Palats var inte billigast men inte heller dyrast. Vi tyckte även om det E-handelsliknande gränssnittet.
Stort tack till Maria och Benjamin 💙🏰
Är du redo att komma igång? Välkommen att boka in oss på Palats för ett kort möte kring hur vi hjälper till med det digitala stödet som behövs för att strukturera upp arbetet med återbruk.
